Vko 30: Lauri Nautelan arkiston järjestämistä

Nautelankosken museon mesenaatti Lauri Nautela oli ahkera keräilijä. Hänellä oli kotonaan laajat esine- ja kirjakokoelmat, joita hän oli kartuttanut vuosikausia. Esineiden ja kirjojen lisäksi hän talletti myös erilaista arkistoaineistoa kuten karttoja, asiakirjoja, kirjeitä, lehtileikkeitä ja valokuvia. Lauri Nautelan arkistoaineistoa on säilytetty arkistomapeissa ja -laatikoissa. Aineistoa on lajiteltu ja järjestelty jonkin verran aiheenmukaisesti. Jotkut osa-alueet on käyty läpi tarkasti, mutta osa aineistosta on odottanut säilytyksessä järjestäjäänsä lähes koskemattomana.

Arkistoija työssään.

Arkiston järjestäminen on tarkkaa työtä. Arkiston järjestäjän täytyy saada keskittyä työhönsä kunnolla ilman ulkopuolista häiriötä ja keskeytyksiä. Työtä ei voi tehdä puolta tuntia silloin tällöin muiden tehtävien lomassa, vaan se vaatii tekijänsä huomion – ja ajan – kokonaan. Lisäksi tarvitaan riittävästi vapaata pöytätilaa, johon laatikoita, mappeja ja asiakirjoja voi levittää rauhassa tutkittavaksi. Nykyään arkistointi tehdään muun luetteloinnin tapaan tietokoneella. Puuhassa tarvitaan myös happovapaata paperia, jonka väliin asiakirjoja laitetaan, lyijykynä merkintöjä varten, arkistomappeja sekä usein sanakirjoja avuksi vieraskielisten asiakirjojen sisällön selvittämisessä. Arkistointi ei ole asiakirjojen suoraa listausta tietokoneelle, vaan vaatii tarkan perehtymisen arkiston sisältöön paperi kerrallaan. Tietojen luettelointi koneelle voidaan aloittaa vasta, kun kokonaiskäsitys arkiston sisällöstä on muodostettu.



Arkistoitavaa materiaalia säilössä mapeissa ja laatikoissa.

Lauri Nautelan arkiston systemaattinen järjestäminen aloitettiin museossa viime vuonna. Silloin ensimmäinen päätettävä asia oli arkiston järjestelykaava. Yksityisarkistoille on olemassa arkistokaavoja ja ohjeita, mutta ne on laadittu sopimaan virkamiestyyppisille (esimerkiksi yhdistysten) arkistoille. Niissä on omat luokkansa muun muassa pöytäkirjoille, saapuneille asiakirjoille, tiliasiakirjoille, tilastoille ja muistioille. Tällainen arkistokaava ei kuitenkaan yleensä sovi yhden henkilön muodostaman arkiston aineistolle. Niinpä henkilöarkistoille annetaankin usein ohjeeksi järjestää aineisto teemoittain, esimerkiksi luokkiin biographica, kirjeenvaihto, käsikirjoitukset, henkilön toimintaan liittyvät asiakirjat, lehtileikkeet ja painotuotteet, valokuvat ja muu materiaali. Tällaista teemoittain jäsenneltyä jaotusta sitten muokataan arkiston omien tarpeitten mukaisesti. Näin päätettiin tehdä myös Nautelankosken museossa, joten Lauri Nautelan arkistolle luotiin sen sisältöön sopiva oma teemojen mukainen järjestelykaava.

Suurin osa Lauri Nautelan arkiston aineistosta kuuluu joko pääluokkaan Nautelan kartano tai henkilökohtainen. Arkiston järjestäminen aloitettiin käymällä aineisto läpi ja tekemällä tämä pääluokkajako. Valokuvat luetteloidaan muiden museon valokuvien tapaan Nautelankosken museon valokuvakokoelmaan kuuluviksi. Lauri Nautelan keräämä mittava lehtileikekokoelma arkistoidaan pääosin omaksi kokonaisuudekseen.

Asiakirjat tutkitaan puuvillahanskat käsissä.

Aineiston tarkempi tutkiminen on aloitettu Nautelan kartanon asiakirjoista. Nautelan kartanoon liittyy itse kartanon asiakirjoja sekä kartanon myllyyn ja sahaan ja asukkaisiin tai työväkeen liittyviä asiakirjoja. Kun aineisto käydään mapittamisen yhteydessä yksitellen läpi, merkitään jokainen paperi taulukkoon. Taulukkoon kirjataan seuraavat tiedot: aineistolaji, määritelmä, tyyppi, henkilö, päivämäärä ja kuvaus. Yleisimmät aineistolajit ovat ’asiakirja’ tai ’muu’. ’Kirje’ tai ’kartta’ ovat harvinaisempia aineistolajeja. Määritelmä on tarkempi kuvaus kohteesta. Arkistoinnissa on tavoitteena, että yksi kokonaisuus järjestetään aina aihepiirin mukaan ennen kuin luettelointi aloitetaan. Käytettyjä aihepiirejä ovat esimerkiksi oikeudenkäyntipöytäkirjat, viranomaisasiat, sopimukset ja kauppakirjat, tie- ja vesiasiat, verot, perintöasiakirjat ja maatalous. Kategorioita lisätään tarvittaessa työn edetessä, jos aineisto ei sovi mihinkään aiemmin aloitettuun aihepiiriin.

Asiakirjat luetteloidaan tietokoneelle
sen jälkeen, kun aineiston sisällöstä
on saatu kokonaiskäsitys.

Aihepiiriä tarkempi kuvaus käsiteltävästä dokumentista on tyyppi. Tyyppi kertoo, onko dokumentti esimerkiksi pöytäkirja, sopimus, kauppakirja, luettelo, laskelma, kuitti, maakirjan ote tai muu sellainen. Usein tyypin nimi saadaan käsiteltävän dokumentin otsikosta. Luetteloitavasta dokumentista kirjataan myös sen luomispäivä sekä henkilöt, joita se koskee. Lopuksi kirjoitetaan vielä dokumentin kuvaus, jossa pyritään kuvaamaan dokumentin sisältö kattavasti mutta lyhyesti. Kuvaus voi olla esimerkiksi: ” Nautelan kartanon puutarhatilin tulomenolaskelma vuodelta 1922”.

Kun kaikki tiedot on saatu koneelle, jaotellaan kokonaisuudet määritelmän tai henkilöiden mukaan sopiviksi pinkoiksi ja ladotaan ne happovapaitten välipaperien väliin ja päälle vielä kirjoitetaan lyijykynällä, mitä pinkka sisältää. Aineisto mapitetaan niin, että mapit tulevat täyteen ja mappeihin laitetaan tiedot sisällöstä. Sitten jatketaan taas seuraavaan mappiin ja seuraaviin kokonaisuuksiin ja dokumentteihin…

Valmiita mappeja.

Nautelan kartanoon liittyvästä aineistosta on jo muutama mappi kokonaan valmiina. Lauri Nautelan henkilökohtainen aineisto on vasta jaoteltu karkeasti esimerkiksi kirjeisiin, koulunkäyntiin liittyviin aineistoihin, terveyteen liittyviin dokumentteihin ja testamenttiasiakirjoihin. Aineisto odottaa vielä tarkempaa tutkimista Nautelan kartanon aineiston jälkeen. Ja koska Nautelan kartanonkin aineistoa on vielä jäljellä useamman mapin verran, riittää arkistoinnissa puuhaa vielä tuleviksikin hetkiksi.

Tekstin kirjoitti museoamanuenssi
Nautelankosken museo